3 Alat untuk Menyederhanakan Dunia Digital Anda

3 Alat untuk Menyederhanakan Dunia Digital Anda
Anda adalah pemilik usaha kecil, atau mungkin serial. Dan, saya kira, Anda tidak punya banyak waktu di tangan Anda karena Anda memakai terlalu banyak topi dan menyulap terlalu banyak tugas. Agar benar-benar berhasil, Anda harus efisien. Pikiran Anda harus bebas dari tugas-tugas duniawi dan didedikasikan untuk kreativitas, inovasi, dan eksekusi.

Anda adalah pemilik usaha kecil, atau mungkin serial. Dan, saya kira, Anda tidak punya banyak waktu di tangan Anda karena Anda memakai terlalu banyak topi dan menyulap terlalu banyak tugas.

Agar benar-benar berhasil, Anda harus efisien. Pikiran Anda harus bebas dari tugas-tugas duniawi dan didedikasikan untuk kreativitas, inovasi, dan eksekusi.

Tiga area di mana saya menghabiskan sebagian besar hari saya sedang berkomunikasi, membaca, dan mencari informasi. Jika Anda seperti saya, Anda terlalu terhubung dan dibanjiri informasi. Memperlancar manajemen informasi adalah kunci menuju efisiensi.

Sebelumnya, saya menulis tentang bagaimana saya merampingkan kotak masuk saya. Di bawah ini adalah tiga alat yang saya gunakan untuk membantu mengelola selang api informasi digital dan tidak menjadi kewalahan.

1. Bumerang untuk menjadwalkan email.

Jika Anda berpengalaman dalam pemasaran email, Anda tahu bahwa ada waktu yang optimal untuk mengirim email, tergantung siapa yang mendapatkannya. Untuk memastikan email Anda benar-benar dibaca, Anda perlu mengirimnya ketika penerima paling mungkin membacanya.

Saya melakukan tindakan merugikan kepada tim saya ketika saya mengirim email larut malam untuk mengurus sesuatu pada hari berikutnya. Saya mengirimnya untuk mengeluarkannya dari pikiran saya dan daftar yang harus dilakukan, tetapi dengan demikian, saya membuat masalah. Pertama, jika belum dibaca sore itu, kemungkinan akan dikubur di email besok pagi, dan mungkin terlewatkan. Kedua, jika dibaca, saya tidak perlu menaikkan tingkat kecemasan karyawan saya dengan email dari bos di malam hari.

Solusinya adalah dengan mengeluarkan email, dan kemudian antri dengan Boomerang untuk mengirim hal pertama di pagi hari. Saya tidak lagi harus ingat untuk mengirim email di pagi hari, kurang khawatir bahwa email akan dimakamkan di inbox karyawan, dan tidak merusak malam seseorang dengan permintaan email dari bos.

2. Saku untuk tetap teratur.

Setidaknya 95 persen dari berita dan konsumsi informasi harian saya sedang online. Saya hidup dan bernafas dalam kehidupan digital, namun, saya memiliki tantangan serius mengikuti luapan konten. Setiap pagi dan sore, saya menelusuri antrean isi saya di Flipboard, Feedly, dan Zite. Setiap artikel cocok menjadi satu dari tiga level penilaian bagi saya.

Saya membaca judulnya, dan jika itu ditulis dengan baik, meskipun saya tidak memiliki minat terhadap karya tersebut, saya akan memiliki cukup informasi untuk diakui dalam percakapan bahwa saya mengetahui topik tersebut. Ini seperti mengetahui tim bisbol Anda menang tadi malam, tetapi tidak memiliki petunjuk siapa yang memenangkan permainan. Jika minat saya terganggu, saya memindai atau membaca artikel untuk lebih jelasnya.

Ketiga, dan yang paling berharga, adalah artikel yang perlu saya komit ke dalam memori. Sayangnya, otak saya memiliki kapasitas terbatas, jadi seperti hari-hari kliping artikel surat kabar, saya perlu menyimpan bagian itu untuk pengambilan mendatang.Untuk ini, saya menggunakan Pocket, yang merupakan bagian arsip pribadi, sebagian memori digital dan sangat efektif. Konten saya ditandai dengan istilah seperti "infosec," "kepemimpinan," atau "tren media" dan pencarian kata kunci sederhana memungkinkan saya untuk merujuk kembali ke memori digital saya tanpa harus mengingat detail spesifik.

3. CloudMagic untuk menemukan dan mengambil informasi.

Jika Anda tidak bekerja untuk satu dari lima juta organisasi yang saat ini menggunakan Google Apps, maka Anda tidak memiliki kemampuan pencarian kotak masuk Gmail. Terlalu banyak orang yang menggunakan inbox mereka sebagai penyimpanan penyimpanan semua-tawanan, hanya untuk menemukan proses pencarian dan pengambilan yang rumit, jika bukan tidak mungkin. Betapa menyebalkannya mengetahui bahwa Anda menyimpan beberapa catatan digital tentang pertemuan klien, tetapi Anda tidak tahu di mana. Dengan CloudMagic, Anda memiliki satu antarmuka untuk mencari semua repositori data pribadi Anda seperti Gmail, Outlook, Evernote, Dropbox, Aol, dan banyak lagi.

Biarkan saya menambahkan satu peringatan. Jika Anda adalah orang yang khawatir tentang privasi digital Anda, layanan ini mungkin bukan untuk Anda. Pastikan Anda membaca dan merasa nyaman dengan kebijakan privasi mereka sebelum melanjutkan.

Jumlah informasi yang dibuat akan terus tumbuh secara eksponensial. Tanpa alat dan teknologi yang membantu Anda memotong kebisingan digital, Anda akan merusak kemampuan Anda untuk berinovasi dan mengembangkan bisnis Anda.

Jangan biarkan diri Anda macet. Atur dan tingkatkan struktur komunikasi digital Anda dengan ketiga alat ini.