Dokumen Kertas Adalah Pelanggaran Data Potensial Terlalu

Dokumen Kertas Adalah Pelanggaran Data Potensial Terlalu
Anda melakukannya: hidup mimpi dan meluncurkan startup Anda. Dalam semua kegembiraan ide-ide baru, ruang kantor baru, investor baru dan karyawan baru, bagaimanapun, sangat penting Anda tidak mengabaikan pentingnya strategi keamanan fisik untuk melindungi dokumentasi berharga Anda. Meskipun pindah ke digital, sebagian besar perusahaan masih perlu menyimpan setidaknya beberapa dokumentasi dalam bentuk fisik.

Anda melakukannya: hidup mimpi dan meluncurkan startup Anda. Dalam semua kegembiraan ide-ide baru, ruang kantor baru, investor baru dan karyawan baru, bagaimanapun, sangat penting Anda tidak mengabaikan pentingnya strategi keamanan fisik untuk melindungi dokumentasi berharga Anda.

Meskipun pindah ke digital, sebagian besar perusahaan masih perlu menyimpan setidaknya beberapa dokumentasi dalam bentuk fisik. Memastikan bahwa itu tidak masuk ke tangan yang salah adalah keharusan. Ini dimulai dengan mendapatkan ide-ide penting di atas kertas, melindungi mereka saat Anda masih membutuhkannya dan membuangnya dengan hati-hati untuk memastikan mereka tetap aman dari permulaan hingga kehancuran.

Fokus pada dokumentasi yang tepat.

Agar bisnis Anda sukses di Dalam jangka panjang, Anda dan rekan pendiri Anda harus menuntaskan beberapa detail di depan. Mendapatkannya di atas kertas sangat penting. Meskipun Anda berharap Anda tidak perlu melakukan litigasi, Anda akan senang Anda memiliki segalanya secara tertulis jika Anda melakukannya.

Paling tidak, strategi dokumentasi Anda harus mencakup tiga aspek:

1. Perjanjian voting yang menguraikan bagaimana kontrol dibagi dan bagaimana keputusan dibuat.

2. Jadwal vesting untuk ekuitas yang dinyatakan dalam saham daripada persentase.

3. Hak penolakan yang memberi pendamping opsi untuk membeli saham dari satu sama lain sebelum mereka dapat menjual kepada pihak ketiga

Hanya sedikit orang yang dilengkapi untuk membuat dokumentasi itu sendiri. Pekerjakan seorang pengacara untuk menanganinya.

Terkait: Menempatkan Bisnis Anda di Risiko adalah Saluran Komunikasi yang Tidak Pernah Anda Tebak: Kertas

Lindungi dokumen Anda dengan baik.

Seiring pertumbuhan perusahaan Anda, akan ada banyak pihak yang sensitif, dokumen asli dengan tanda tangan yang perlu Anda simpan secara fisik. Daftar parsial mencakup dokumen seperti paten, dokumentasi pelanggan, kontrak dengan klien atau vendor, dokumen pinjaman dan saham dan obligasi.

Penyimpanan mandiri mungkin pilihan terbaik untuk dokumen yang perlu Anda pegang tetapi jangan sering mengakses . Itu menjauhkan mereka dari bisnis Anda dan meminimalkan kemungkinan mereka dicuri. Simpan dokumen Anda di area yang kering dan terkendali iklim dalam kardus bebas asam atau bak plastik. Jika tidak, mereka mungkin rusak.

Gunakan sistem manajemen dokumen untuk menyimpan, melacak dan menyimpan dokumen dalam bentuk elektronik ketika Anda tidak perlu menyimpan dokumen asli. Ini juga menyediakan sejarah penggunaan dan melacak perubahan oleh pemirsa lain. Ini adalah cara yang sangat berguna, keamanan tinggi untuk mengelola dokumen.

Terkait: Cara Membagi Dokumen di Awan, Secara Aman

Membuat sistem untuk menghancurkan informasi sensitif.

Berguna seperti penyimpanan di luar lokasi dan manajemen dokumen elektronik, Anda masih memerlukan sistem untuk menghancurkan dokumentasi fisik dengan benar.

Baik informasi pribadi Anda atau informasi pelanggan Anda, Anda tidak ingin data sensitif jatuh ke tangan yang salah. Oleh karena itu, bagian dari strategi penyimpanan Anda harus menyertakan cara membuang dokumen yang tidak lagi Anda perlukan.

Hanya proses daur ulang yang tidak cukup baik. Kadang-kadang, bahkan memotong-motong itu berbahaya, karena para penjahat dapat mengumpulkan kembali materi untuk mencuri informasi identitas seperti rekening bank dan nomor Jaminan Sosial. Lebih buruk lagi, membuang material dapat menyebabkan Anda dikenakan denda berat jika Anda melanggar undang-undang privasi konsumen.

Sebaliknya, melembagakan sistem yang menyarankan Anda ketika membuang dokumen usang: pengembalian pajak lebih dari tiga tahun, dokumen dari pelanggan Anda tidak lagi berfungsi dengan, rencana bisnis usang, dll. Kontrak dengan perusahaan penghancur dokumen bereputasi baik yang melacak lacak balak sehingga dokumen Anda selalu berada di tangan yang aman.

Strategi keamanan fisik Anda mulai dari menciptakan dokumentasi yang tepat di tempat pertama untuk memastikan bahwa dokumentasi tidak pernah berakhir di tempat yang salah. Melakukannya dengan benar dapat menghemat waktu dan uang yang tak terhitung dengan menghindari masalah hukum atau pelanggaran keamanan.

Terkait: Berapa Lama Anda Benar-benar Perlu Menyimpan Dokumen Keuangan Anda?